Dans le cadre d’un projet de construction, même si le maître de l'ouvrage a correctement défini ses besoins en amont et que les études ont été bien menées, la construction d’un bâtiment sans aucune modification est souvent une utopie. Pour maximiser la réussite de vos travaux, la gestion des modifications de travaux doit être centralisée et gérée efficacement pour éviter tout problème sur le chantier. On vous dit pourquoi et surtout comment !

Réaliser un projet de construction, c'est anticiper, organiser et gérer tous les aspects techniques, administratifs et financiers. C'est à la fois conjuguer l'expertise de vos différents acteurs et coordonner leurs actions. C’est aussi suivre les modifications de travaux, plus ou moins importantes, susceptibles d’intervenir au cours de la phase réalisation.

Qu’est-ce qu’un suivi des modifications de travaux ?

Les travaux modificatifs, par définition, sont une demande de modification pendant le temps de la construction. Une modification de travaux peut être à l’origine d’une demande du maître d’ouvrage, d’une suggestion du maître d’œuvre au maître d’ouvrage ou de l’entreprise qui propose une amélioration ou une adaptation du projet voire une optimisation en cas de difficulté financière ou défaillance (d’un fournisseur par exemple).

Apporter des modifications à la construction peut avoir une répercussion directe sur le montant, l’avancement des travaux et le planning. Il est donc essentiel de traiter la question des modifications de travaux efficacement  de manière à évaluer leur portée et prévenir le maître de l’ouvrage sur les conséquences.

Les conseils Pro de Batis : Une modification de travaux, si elle n’est pas relayée rapidement, peut entraîner des incidences réglementaires, une perte de temps voire, à terme, une augmentation des coûts. Une communication efficace est donc indispensable afin que tous les acteurs puissent disposer du même niveau d’information et interagir.

La formalisation de la modification : la fiche de travaux modificatifs (FTM)

La fiche modificative de travaux ou FTM est une modalité d'échange entre l'entreprise, le MOE et le MOA, permettant de garantir les niveaux de qualité et de performance présentés dans les diverses étapes de la conception et de la construction.

Elle doit comprendre :

· Les éléments du contrat amenés à être modifiés

· La description des prestations et documents annexes avec les détails de ces modifications

Le chiffrage du suivi des travaux modificatifs : le devis

A réception de la fiche modificative de travaux (FTM) l’entreprise titulaire du marché doit analyser, accepter et réaliser un devis selon le délai contractuel des pièces du marché. La maîtrise d’œuvre accompagnée de la maîtrise d’ouvrage étudiera alors les possibilités d'exécution des modifications demandées au regard, d’une part de l’avancement du chantier, et d’autre part de la réglementation et des normes en vigueur.

Les conseils Pro de Batis : Pour établir un devis dans les règles de l'art, celui-ci doit être daté et mentionner sa date de validité.

Une fois que le devis est signé et que le plan et le chiffrage sont validés, la rédaction de l’ordre de service est alors effectuée signifiant que les travaux vont être modifiés.

La régularisation contractuelle : l’Ordre de Service (OS)

Pour que les travaux modificatifs soient considérés comme acceptés et validés, un ordre de service (ou OS) doit être signé, daté et numéroté. Celui-ci indique les modalités que le titulaire du marché doit respecter pour l'exécution de travaux commandés par le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire notre article : Ordre de Service : Mode d'emploi

Les conseils Pro de Batis : C’est là qu’une solution digitale dédiée au pilotage administratif de vos chantiers a toute son utilité ! Avec une plateforme web dédiée aux métiers du BTP , chaque intervenant est à même de générer en ligne, contrôler et signer l'ensemble des documents administratifs et contractuels. Cela concerne la demande d’agréments des sous-traitants, les situations de travaux, mais aussi les ordres de service,FTM et devis qui régissent les modifications contractuelles.

Pourquoi la gestion des modifications de travaux est essentielle

Pour suivre vos travaux de manière optimale, il est important de pouvoir gérer et contrôler rapidement les modifications de travaux. En effet, le suivi des devis, l’état des vérifications des documents, l’examen des montants sans compter les retards de transmission sont souvent  à l’origine de retard et de litiges dans la réalisation.

Grâce à des reporting automatisés depuis une seule et même interface, vous et vos différents partenaires disposez immédiatement des informations stratégiques, à jour et fiables, et d'une vision transversale des modifications de travaux. C’est à la clé 60% de temps de gagné, une hausse de la satisfaction client et un nouvel argument de crédibilité.

Vous cherchez une solution pour la gestion des modifications de travaux?

Vous aviez l’habitude d’utiliser un classeur Excel pour effectuer la gestion des modifications de vos travaux ? Il existe aujourd’hui des solutions numériques dédiées telles que Batis qui permettent un pilotage administratif optimisé de vos chantiers et un suivi en temps réel de l’avancée de vos travaux modificatifs, facilitant grandement les échanges. Avec Batis, soyez alerté lorsqu’un délai de réponse va être dépassé, transmettez vos FTM, devis et OS quel que soit votre rôle sur un chantier.

Avec Batis, gérer ses chantiers n’aura jamais été aussi simple !