Sous-traitance BTP : comprendre les obligations de vigilance

Vous passez un marché de prestations de services dont la valeur est égale ou supérieure à 5000 € HT ? Votre entreprise du Bâtiment est donc soumise à une obligation de vigilance vis-à-vis de vos sous-traitants. Une obligation souvent mal maîtrisée par les entreprises. Explications…

 

Pour la petite histoire…

Lors de l'émission Cash Investigation du 24 janvier 2017 consacrée à l'industrie du bois, le patron d'Ikea s'est fait épingler par la journaliste Élise Lucet sur sa méconnaissance de la provenance du bois utilisé pour ses meubles. En effet, il ne savait pas avec quels sous-traitants son propre sous-traitant travaillait. Un véritable risque d'image pour la marque, l'émission de France 2 étant suivie par plus de 3 millions de personnes et bénéficiant généralement d'un bel écho médiatique.

Ne pas contrôler ses fournisseurs, c'est finalement ne pas savoir ce qu'il y a dans ses propres produits.

Source : https://bit.ly/3cjMqm9

 

Qu’est-ce que l’obligation de vigilance ?

L’obligation de vigilance s’applique dès lors qu’une entreprise conclue un contrat avec un fournisseur dont le montant global est d’au moins 5 000 € HT, même si celui-ci fait l’objet de plusieurs paiements ou facturations.

Dans le cadre d’un projet de construction, l’obligation de vigilance impose au maître d’ouvrage, ou donneur d’ordre, de collecter et vérifier que chacun de ses sous-traitants s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations.

 

L’obligation de vigilance s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé par l’article L133-4 du Code de la sécurité sociale les articles L.8222-1 et suivants, D.8222-5 et D.8254-2 du Code du travail ainsi que le Décret n° 2015-364 du 30 mars 2015.

 

Les conseils Pro de Batis : Pour simplifier les démarches entre donneurs d’ordre et sous-traitants et pour des relations apaisées, profitez des atouts d’une solution digitale dédiée telle que Batis qui permet de collecter, authentifier et mettre à jour l’ensemble des documents administratifs.

 

Obligation de vigilance : quels sont les documents à demander au sous-traitant ?

Dans le cadre de l’obligation de vigilance, le donneur d’ordre doit collecter un grand nombre de documents auprès de chacun de ses sous-traitants :

  • Un extrait Kbis de moins de 6 mois ou document équivalent attestant de l’immatriculation de l’entreprise,
  • Une attestation de vigilance URSSAF ou équivalent de moins de 6 mois,
  • Une attestation sur l’honneur certifiant du non-emploi de travailleurs étrangers hors Espace Économique Européen (EEE) ou, le cas échéant, la liste nominative des travailleurs étrangers de moins de 6 mois.
  • Les attestations sociales et fiscales obligatoires
  • Les contrats d'assurance RC/RD
  • L'affiliation à une Caisse de congés payés
  • Un document libre ou certificat de qualification délivré par un organisme accrédité (ex. : Qualibat), permettant de justifier de la capacité de l’entrepreneur à réaliser de tels travaux.

 

Comment récupérer les documents du sous-traitant ?

À l’ère du numérique, une solution digitale de pilotage administratif de chantiers est l’allié indispensable pour récupérer et synchroniser les informations de tous vos sous-traitants. Pour vos obligations de vigilance, une plateforme telle que Batis vous permet de collecter, stocker et vérifier facilement à l’ensemble des informations concernant les obligations de vigilance de chacun de vos sous-traitants.

 

Sur Batis, les pièces administratives sont centralisées une fois pour toutes. Elles sont classées par type de document et par date de validité. Vous pouvez visualiser à tout moment leur statut et accéder facilement à l'avancement des informations en cours. Les reportings sont faciles à comprendre et à utiliser, mais aussi à partager et à communiquer. Enfin, la solution permet d’anticiper les mises à jour : vous êtes alerté lorsqu’il est nécessaire que vos sous-traitants mettent à jour leurs documents.

 

Bon à savoir : Si les plateformes digitales existantes permettent de mettre à jour et centraliser les dossiers administratifs des sous-traitants sur une interface unique, Batis a l’avantage de synchroniser toutes les typologies de fournisseurs quelle que soit leur provenance : Actradis, Attestation légale, E-attestation, Provigis, My procurement, Déclarations légales, Hiveo, etc.

 

Obligation de vigilance : comment vérifier les documents ?

Les obligations de vigilance du donneur d’ordre ne se limitent pas à demander les attestations au sous-traitant. Afin d’être en conformité avec la Loi, vous devez également vérifier leur authenticité et contrôler leur validité. Cette opération, souvent complexe et chronophage, est à effectuer lors de la conclusion du contrat de sous-traitance, puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat.

 

Les conseils Pro de Batis : Relancer les fournisseurs, vérifier les documents, vous assurer de leur validité... Cela exige d'y consacrer un temps considérable, d'autant plus que les documents doivent être réactualisés régulièrement. Pour contrôler la validité des attestations fournies par votre sous-traitant, de nombreuses plateformes existes (voir ci-dessus).

 

Obligation de vigilance : quelles sont les sanctions en cas de manquement ?

En cas de manquement à son obligation de vigilance, le donneur d’ordre pourra être sanctionné pénalement. Dans le cas où il n’accomplit pas les formalités en matière de vigilance, il peut être condamné à 3 ans d’emprisonnement et/ou 45 000 € d’amende (personne physique) et 225 000 euros (personne morale),

 

La vérification de la conformité des documents administratifs est donc essentielle pour répondre à cette obligation de vigilance. C’est votre priorité !